KI Guidelines

Individuelle KI-Guidelines für Optik Lindorfer

§1 Vereinbarungen kennen und beachten

Optik Lindorfer nutzt Anwendungen und Services auf Basis künstlicher Intelligenz ausschließlich für Social Media, die Homepage, Werbung, Recherchezwecke, zur Verbesserung des Services (ohne spezifische Kundendaten zu nennen), zur Inspiration, für Analysezwecke, Weiterbildung und zur Unterstützung beim Beantworten von E-Mails. KI wird nicht in der direkten Kundenberatung eingesetzt.

Die Verwendung der Unternehmens-E-Mail-Adresse zur Registrierung bei KI-Systemen (ChatGPT und Microsoft CoPilot) zum Zweck der geschäftlichen Nutzung ist Beschäftigten nur nach Rücksprache und Freigabe durch Sabine Sallmann gestattet. Unternehmensangehörige halten sich bei allen Aktivitäten an Gesetze, arbeitsrechtliche Verpflichtungen sowie die vorliegenden KI-Guidelines.

§2 Der Mensch hat im Einsatz der KI das letzte Wort

Der Einsatz und die Freigabe von KI-generierten Inhalten erfolgen grundsätzlich nach dem Human-Loop-Prinzip. Inhalte werden stets durch mindestens eine qualifizierte Person auf Richtigkeit, Faktentreue und Kontext geprüft und erst danach verwendet.

§3 Einverständniserklärungen einholen

Da keine KI-Anwendungen in der direkten Kundenberatung eingesetzt werden und keine sensiblen Kundendaten aktiv in KI-Systeme eingegeben werden, entfällt die Notwendigkeit gesonderter Einverständniserklärungen. Kundendaten, die bereits in E-Mails vorhanden sind, werden im Rahmen des geschützten professionellen Unternehmenskontos verarbeitet. Emails werden ausschließlich im Rahmen der geltenden Auftragsverarbeitungsverträge verarbeitet.

§4 Geheimhaltungsverpflichtung beachten

Kundendaten, Mitarbeiterdaten und technische Details sind streng vertraulich. Diese Informationen dürfen nicht aktiv in KI-Anwendungen eingegeben oder dort verwendet werden, sofern nicht bereits in gesicherten Systemen (wie professionelles CoPilot-Konto) vorhanden. Im Zweifel ist die Zustimmung der Unternehmensleitung erforderlich.

§5 Rechtliche Rahmenbedingungen

Unternehmensangehörige halten sich beim Einsatz von KI an geltendes Recht und berücksichtigen insbesondere Urheber-, Persönlichkeits-, Markenrechte sowie Datenschutzbestimmungen.

§6 Umgang mit der Qualität von KI-generierten Inhalten

Informationen aus KI-Systemen werden erst übernommen, nachdem diese sorgfältig auf ihre Richtigkeit und Zuverlässigkeit überprüft wurden. Die Letztentscheidung trifft stets ein Mensch.

§7 Kontrolle von KI-generierten Inhalten im Hinblick auf ethische Grundlagen

Obwohl keine speziellen ethischen Leitlinien definiert sind, verpflichten sich die Unternehmensangehörigen, KI-generierte Inhalte auf mögliche Verzerrungen oder Unstimmigkeiten zu prüfen und gegebenenfalls anzupassen.

§8 Kennzeichnung KI-generierter Inhalte

Eine Kennzeichnung von KI-generierten Inhalten erfolgt bei Optik Lindorfer nicht, da ausschließlich nach dem Human-Loop-Prinzip kontrollierte Inhalte genutzt werden und keine täuschenden oder künstlich generierten visuellen Inhalte erstellt werden. Sollte in Zukunft KI – generierte Inhalte genutzt werden, die täuschend echt wirken, erfolgt eine explizite Kennzeichnung im Sinne von Art. 53 AI Act.

§9 Aus- und Weiterbildungen zu künstlicher Intelligenz

Alle Mitarbeitenden verpflichten sich zu regelmäßigen Schulungen im Bereich KI, insbesondere in den Anwendungen ChatGPT und Microsoft CoPilot. Verantwortungsbewusster Umgang mit KI und kontinuierliche Weiterbildung werden von Optik Lindorfer vorausgesetzt und gefördert.